Systematisk HMS-arbeid/internkontroll og ISO-standarder

    Her kan du lese om aktuelle ISO-standarder for arbeidsmiljø, ytre miljø og kvalitet som mange bedrifter har nytte av å bruke for å jobbe med kontinuerlig forbedring av sine prestasjoner og lønnsomhet i bedriften.

    Systematisk HMS-arbeid/internkontroll (IK) er et lovkrav som alle bedrifter i Norge må oppfylle. Dette innebærer å jobbe systematisk og målrettet med HMS-forholdene, og at det systematiske HMS-arbeidet er basert på risikoforholdene i bedriften.

    Det systematiske HMS-arbeidet kjennetegnes av et kontinuerlig arbeid for å ivareta og forbedre bedriftens HMS-prestasjoner. Dette innebærer en planleggingsfase, utfører fase og kontroll som grunnlag for å korrigere systemer og forbedre HMS-prestasjonene.

    Ledelsessystemer i tråd med ISO-standardene bygger på de samme prinsippene; planlegg, utfør, kontroller og korriger; PUKK-hjulet eller PDCA-sirkelen.

    Nytteverdi ved å følge ISO-standardens krav

    Ved å følge ISO-standardenes krav vil bedriften din anvende internasjonale anerkjente standarder for ledelse og styring av bedriftens ulike forhold som bidrar til kontinuerlig forbedring og lønnsomhet i bedriften.

    Standardene oppmuntrer til å stadig bli bedre. Dette innebærer bla. å:

    • Gjøre bruk av styringsprinsippene
    • Være prosessorientert
    • Økt lederengasjement i HMS- og kvalitetsarbeidet
    • Risikobasert tenkning
    • Bidra til å samkjøre policyer og mål med organisasjonens strategi

    Nytteverdien ved å følge ISO-standardenes krav er uavhengig av om bedriften velger å bli sertifisert.

    Oppbygging av krav i standardene for ledelsessystemer for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø

    ISO-standardene for ledelsessystemer er bygget opp på samme måte uavhengig av disiplin, dette kalles «high level structure». Standardene har felles og sammenfallende krav.

     

    Følgende standarder for ledelsessystemer er mest brukt:

    • ISO 9001:2015, ledelsessystemer for kvalitet
    • ISO 14001:2015, ledelsessystemer for miljø
    • OHSAS 18001:2007, styringssystemer for arbeidsmiljø
    • ISO 45001:2016, ledelsessystemer for arbeidsmiljø

    Sammenhengen mellom standardene og et HMS-system

    De sentrale kravene i ISO-standardene er sammenfallende med kravene til HMS-system.

    Tabell

    PDCA-sirkelen bidrar til kontinuerlig forbedring og varig endring av bedriftens prestasjoner

    PDCA-sirkelen bidrar til kontinuerlig forbedring og varig endring av bedriftens prestasjoner.

    Hva ISO 14001 og ISO 45001 standardene krever som ikke er lovkrav i HMS/IK-forskriften

    Kravpunktene i HMS-/IK-forskriften som skal sikre ivaretagelse og forbedring av HMS-prestasjoner innen ytre miljø og arbeidsmiljø er:

     

    • Mål for HMS-arbeidet
    • Kartlegge risiko og etablere systemer og planer for å håndtere risikoforholdene
    • Rutiner for å sikre etterlevelse av lover og forskrifter innenfor HMS-lovgivningen
    • Organisasjonsoversikt inkl. ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet
    • Informasjon og opplæring
    • Det systematiske HMS-arbeidet skal utformes og utøves i samarbeid med arbeidstakerne
    • Rutiner for å ivareta krav og håndtering av avviksbehandling
    • Systematisk overvåking av systemet

     

    Disse kravpunktene er et godt utgangspunkt for å etablere et ledelsessystem for miljø og/eller arbeidsmiljø i henhold til ISO 14001 og/eller ISO 45001.

    I tillegg må bedriften oppfylle følgende krav når det gjelder miljøledelse:

    • Forstå organisasjonen og organisasjonens kontekst
    • Forplikte seg til kontinuerlig forbedring av miljøprestasjoner
    • Kartlegge positive og negative miljøaspekter (risikoforhold og muligheter mht. ytre miljø) og utarbeide miljøpolicy
    • Kartlegge samsvarsforpliktelser og gjennomføre samsvarsvurdering av lovkrav, krav fra interesseparter og selvpålagte krav
    • Kartlegge bedriftens prosesser samt planlegge og styre driften for å ivareta miljøaspekter og forbedre sine miljøprestasjoner
    • Evaluere måloppnåelse
    • Gjennomføre ledelsens gjennomgåelse
    • Utarbeide styrende dokumentasjon og dokumentert informasjon i tråd med standardens krav

    Når det gjelder arbeidsmiljøledelse må følgende krav oppfylles:

    • Forstå organisasjonen og organisasjonens kontekst
    • Forplikte seg til kontinuerlig forbedring av arbeidsmiljøprestasjoner
    • Kartlegge risikoforhold og muligheter mht. arbeidsmiljø og utarbeide arbeidsmiljøpolicy
    • Kartlegge samsvarsforpliktelser og gjennomføre samsvarsvurdering av lovkrav, krav fra interesseparter og selvpålagte krav
    • Kontrollere eventuelle prosesser som er outsourcet og følge opp eventuelle kontraktører
    • Ha kontroll på anskaffelser for å ivareta arbeidsmiljøforholdene i bedriften
    • Kartlegge bedriftens prosesser samt planlegge og styre driften for å ivareta arbeidsmiljørisiko og forbedre sine arbeidsmiljøprestasjoner
    • Evaluere måloppnåelse
    • Gjennomføre ledelsens gjennomgåelse
    • Utarbeide styrende dokumentasjon og dokumentert informasjon i tråd med standardens krav

    Hva må vi gjøre for å bli sertifisert?

    Arbeidet frem mot sertifisering innebærer:

    Hva må vi gjøre for å bli sertifisert?

    Sertifiseringsprosessen

    Her finner du informasjon om hvordan man kan gå frem for å bli sertifisert.

     

    1. Kontakt sertifiseringsorganer
    2. Be om pristilbud
    3. Vurder foreslåtte revisorers egnethet mht. kompetanse og   kjennskap til din bransje
    4. Inngå avtale
    5. Oversend dokumentasjon
    6. Forbered bedriften på sertifiseringsrevisjonen
    7. Vurdering og klargjøring (før-revisjon)
    8. Sertifiseringsrevisjon
    9. Lukking av eventuelle avvik fra sertifiseringsrevisjon
    10. Oversendelse av sertifiseringsbevis

     Eksempel på sertifiseringsorganets fremgangsmåte:

    1. Avklarer sertifiseringsomfang
    2. Frivillig GAP-analyse av ledelsessystemet
    3. Sertifiseringsrevisjon i 2 steg:          
      1. Dokumentgjennomgåelse for å undersøke om standarden er oppfylt
      2. Evaluering av implementering (ekstern revisjon), inkludert effektiviteten av ledelsessystemet i organisasjonen
    4. Sertifikat utstedes for 3 år når eventuelle avvik er lukket 

    Ofte stilte spørsmål

    Hva er ISO 9001

    ISO 9001 er verdens mest anerkjente standard for kvalitetsstyring. På verdensbasis er det utstedt over 1,1 millioner ISO 9001-sertifikater til bedrifter i 184 land. I Norge er det omtrent 3000 sertifiserte bedrifter.

    ISO 9001 gir krav til et ledelsessystem for kvalitet når en organisasjon:

    a) trenger å bevise sin evne til å konsekvent levere produkter og tjenester som oppfyller kundenes krav og krav i lover og forskrifter

    b) ønsker å bedre kundetilfredsheten

    Alle kravene i standarden er generelle og kan brukes av alle bedrifter uansett type og størrelse, og av produkter og tjenester som leveres.

    Hva er ISO 14001?

    ISO 14001 er verdens mest anerkjente standard for miljøstyring. Standarden er utviklet for å hjelpe bedrifter med å lykkes kommersielt uten at det går på bekostning av miljøet. Nærmere 300 000 bedrifter er sertifisert iht. standarden på verdensbasis. I Norge er det utstedt omtrent 800 sertifikater. 

    Hva er OHSAS 18001?

    OHSAS 18001 er verdens mest anerkjente standard for arbeidsmiljøstyring. Det er et verktøy for ivaretakelse, styring og forbedring av arbeidsmiljø, helse og sikkerhet i bedriften. Det er ca. 100 bedrifter i Norge som er sertifisert iht. OHSAS 18001.

    Hva er ISO 45001?

    I løpet av 2017 forventes det at ISO 45001, den nye internasjonale standarden for arbeidsmiljø, blir lansert. ISO 45001 vil erstatte den mye brukte britiske standarden, OHSAS 18001.

    Hvorfor bør min bedrift bruke ISO-standardene?
    • Skaper kommunikasjon av ambisjoner og målsettinger
    • Skaper standardisering av prosesser og prosedyrer
    • Skaper oversikt og tydeligere ansvarsfordeling i bedriften
    • Gir godt grunnlag for økt medbestemmelse og medansvar
    • Tydeliggjør ledelsens prioriteringer
    • Skaper systematisk grunnlag for forbedringsarbeid
    • Skaper økt effektivitet og lønnsomhet
    • Skaper tillit i markedet og positivt omdømme
    • Økt konkurranseevne i bedriften
    • Ledelsessystemet for kvalitet, arbeidsmiljø og miljø settes i sammenheng med de organisatoriske prosessene og HMS-systemet
    • Oppmuntring til å stadig bli bedre:
      1. Gjøre bruk av styringsprinsippene
      2. Bli prosessorientert
      3. Økt lederengasjement i ledelsessystemet for kvalitet
      4. Risikobasert tenkning
      5. Samkjøre policyer og mål med organisasjonens strategi
    • Sertifiseringsorganet er en uavhengig tredje part som kontrollerer at bedriften oppfyller standardenes krav

    Hvorfor bør min bedrift sertifiseres etter ISO-standarder?

    Alle bedrifter som er opptatt av å bli bedre bør se nærmere på ISO 9001, uavhengig av størrelse eller bransje.

    Kjenner du deg igjen i noen av punktene under? Da bør du definitivt vurdere ISO 9001.

    • Din største kunde krever at alle sine leverandører er ISO 9001-sertifisert
    • Kundene dine krever at du kan dokumentere at du har systemer for kvalitetsstyring
    • Du har offentlige kunder
    • Du har internasjonale kunder
    • Du leverer varer eller tjenester til olje og energi-bransjen eller andre høyteknologiske bransjer
    • Din største konkurrent er ISO 9001-sertifisert

    Hva koster det å bli sertifisert?

    Kostnader til sertifisering vil variere fra bedrift til bedrift, bla basert på antall ansatte og lokasjoner, og hvilket sertifiseringsorgan som utfører sertifiseringen. Antall standarder vil også være avgjørende. Tids- og kostnadsrammene må være i forhold til fastsatte krav til hvor mye tid sertifiseringsorganet må bruke i bedriften.

    Et eksempel:

    Bedrift med 5 ansatte, 1 lokasjon, 2 standarder: ca. kr. 40.000,-, resertifisering ca. kr. 32.000,- + årlig revisjon i 2 år; per år kr. 20.000.

    Lurer du på noe? Ta gjerne kontakt!